Lorsque votre entreprise utilise une politique de remboursement, vos recharges sont remboursées automatiquement selon les plages horaires définies dans la semaine. Les congés et les dérogations vous permettent d'ajuster ce comportement pour des situations particulières.
Qu'est-ce que c'est, et quelle influence ?
Un congé indique une période pendant laquelle vous ne souhaitez pas que vos recharges soient remboursées (par exemple un départ en vacances personnelles). Les recharges effectuées sur cette période sont alors exclues de votre remboursement.
Une dérogation fait l'inverse : elle rend remboursable une période qui ne l'aurait pas été selon la politique habituelle (par exemple un déplacement professionnel un week-end). Les recharges concernées sont alors incluses dans votre remboursement.
En résumé, ces deux outils affinent votre remboursement quand votre semaine ne ressemble pas à votre semaine type.
En quelle occasion les utiliser ?
Vous partez en congés personnels et ne voulez pas que vos recharges soient remboursées sur cette période → ajoutez un congé.
Vous travaillez ou roulez pour le travail en dehors de vos plages habituelles (week-end, jour férié, soirée) → ajoutez une dérogation.
Où les ajouter ?
Rendez-vous dans votre espace conducteur, dans la section dédiée aux remboursements. Vous pouvez y déclarer une période et indiquer s'il s'agit d'un congé (non remboursable) ou d'une dérogation (remboursable).
Pourquoi je n'y ai pas accès ?
C'est votre administrateur (gestionnaire de flotte) qui choisit de vous laisser, ou non, la possibilité d'ajouter des congés et des dérogations. Il peut aussi n'autoriser qu'un seul des deux. Si vous ne voyez pas cette option, c'est que votre entreprise ne l'a pas activée pour vous — rapprochez-vous d'elle si vous pensez en avoir besoin.