Quand vous assignez une politique de remboursement à un conducteur, ses recharges sont remboursées automatiquement selon les plages horaires de la semaine. Les congés et les dérogations sont des exceptions ponctuelles qui permettent d'ajuster ce calcul pour des situations particulières. En tant que gestionnaire, vous décidez si vos conducteurs peuvent les utiliser.
Le concept : deux types d'exceptions
Les congés et les dérogations s'appliquent uniquement en mode politique de remboursement. Ils ne remplacent pas la politique : ils la corrigent sur une période donnée.
Un congé exclut une période : les recharges effectuées pendant un congé ne sont pas remboursées, même si elles tombent dans une plage remboursable (par exemple un départ en vacances personnelles).
Une dérogation inclut une période : les recharges deviennent remboursables même si elles tombent en dehors des plages habituelles (par exemple un déplacement professionnel un week-end).
Les congés et les dérogations affinent la remboursabilité pour les semaines qui s'écartent de la semaine type définie par votre politique.
Vous gardez le contrôle
Vous choisissez, indépendamment, d'autoriser ou non chacun des deux types d'exceptions :
Autoriser les congés (exceptions non remboursables).
Autoriser les dérogations (exceptions remboursables).
Vous pouvez n'en autoriser qu'un seul, les deux, ou aucun. Si vous n'autorisez pas une exception, vos conducteurs ne verront pas l'option correspondante dans leur espace.
Quand les activer ?
Autorisez les congés si vous souhaitez que vos conducteurs puissent exclure d'eux-mêmes leurs périodes d'absence personnelle, sans avoir à vous solliciter.
Autorisez les dérogations si vos conducteurs ont des usages professionnels ponctuels en dehors de leurs plages habituelles (week-ends, soirées, jours fériés).
Laissez désactivé si vous préférez que la politique de remboursement s'applique strictement, sans ajustement de la part des conducteurs.
Côté conducteur
Lorsqu'une exception est autorisée, le conducteur peut déclarer lui-même une période et indiquer s'il s'agit d'un congé ou d'une dérogation, depuis son espace. Il ne peut jamais ajouter un type d'exception que vous n'avez pas activé.