Pour chacun de vos conducteurs, vous choisissez comment sont déterminées les recharges remboursables. VoltaBack propose deux modes : la politique de remboursement et le carnet de recharges. Ce choix est indépendant de la manière dont le remboursement est réalisé (remboursement automatisé ou génération d'un justificatif), qui est définie une fois pour toute l'entreprise lors de l'onboarding de votre compte.
Le concept : qui décide de la remboursabilité ?
La différence entre les deux modes tient à une seule question : est-ce une règle automatique qui détermine les recharges remboursables, ou est-ce le conducteur qui les sélectionne lui-même ?
Politique de remboursement — la règle décide. Vous définissez des plages remboursables sur la semaine. Toute recharge dont la fin tombe dans une plage est automatiquement incluse dans le remboursement. Le conducteur n'a rien à faire.
Carnet de recharges — le conducteur décide. Chaque recharge à domicile apparaît dans le carnet du conducteur, qui marque lui-même celles qui sont remboursables.
Le mode politique de remboursement
Vous assignez une politique de remboursement définie par des plages horaires sur la semaine (par jour et par tranche horaire).
Lorsque la fin d'une recharge d'un conducteur tombe dans une plage remboursable, la recharge est automatiquement incluse dans son prochain remboursement.
Ce mode convient lorsque les usages professionnels suivent un rythme régulier et prévisible : vous configurez une fois la politique, et le calcul se fait automatiquement chaque mois, sans action du conducteur.
Si vous souhaitez que toutes les recharges à domicile soient remboursées, vous pouvez définir une politique de remboursement total : la totalité de la semaine est couverte par les plages remboursables. Toutes les recharges sont alors incluses automatiquement, tout en conservant le cadre de la politique (et la possibilité d'y ajouter des exceptions).
Vous pouvez aussi autoriser vos conducteurs à affiner ce calcul automatique via des congés et des dérogations. Pour en savoir plus, consultez l'article Congés et dérogations : autoriser vos conducteurs à affiner la remboursabilité de leurs recharges
Le mode carnet de recharges
En mode carnet de recharges, aucune règle automatique ne s'applique : le conducteur sélectionne lui-même, recharge par recharge, celles qui sont remboursables.
Ce mode convient lorsque la part professionnelle des recharges est variable ou difficile à modéliser par des plages horaires, et que vous préférez laisser le conducteur qualifier chaque recharge.
Comment choisir ?
Privilégiez la politique de remboursement lorsque la remboursabilité peut être définie par des règles : des plages horaires qui reflètent les usages professionnels, une couverture totale, ou des plages que les conducteurs ajustent ponctuellement grâce aux congés et aux dérogations. Le conducteur n'a alors rien à faire au quotidien.
Privilégiez le carnet de recharges lorsque la part professionnelle se décide vraiment au cas par cas et qu'aucune règle ne la capturerait correctement : vous laissez alors le conducteur qualifier lui-même chaque recharge.
Dans les deux cas, les recharges retenues sont ensuite traitées selon le mode de remboursement configuré pour votre entreprise (remboursement automatisé ou justificatif de remboursement).