In dit artikel begeleiden we u bij het aanmaken en beheren van uw juridische entiteiten op Voltaback. Deze stap is essentieel om ervoor te zorgen dat facturatie en terugbetalingsdocumenten van medewerkers met de correcte juridische gegevens worden opgemaakt. De gegevens van de entiteit verschijnen rechtstreeks op de Voltaback-facturen en terugbetalingsdocumenten. Elke chauffeur moet toegewezen worden aan een juridische entiteit.
Vereisten
Houd de juridische gegevens van uw bedrijf bij de hand (ondernemingsnummer, btw-nummer, enz.)
Toegang tot entiteitsbeheer
Meld u aan bij uw Beheerdersaccount.
Klik in het linkermenu op "Bedrijfsinstellingen".
Klik op het tabblad "Facturatie", dan op "Facturatie-entiteiten".
Een nieuwe entiteit toevoegen
Klik op Juridische entiteit toevoegen.
Vul het formulier in.
Een entiteit wijzigen
U kunt een entiteit op elk moment wijzigen door erop te klikken.
Een entiteit toewijzen aan een chauffeur
Een chauffeur moet altijd gekoppeld zijn aan een juridische entiteit. U selecteert deze bij het aanmaken van de gebruiker (zie "Hoe voeg ik een chauffeur toe?").
U kunt de juridische entiteit van een medewerker ook wijzigen door deze stappen te volgen:
Klik in Gebruikersbeheer op de kolom juridische entiteit van de betreffende gebruiker.
Wijs de nieuwe entiteit toe aan de geselecteerde chauffeur.
Een entiteit archiveren
U kunt een entiteit archiveren door erop te klikken.
Opmerking: een entiteit kan enkel gearchiveerd worden als er geen enkele medewerker meer aan gekoppeld is. Een entiteit wordt nooit definitief verwijderd, om de geschiedenis van entiteitstoewijzingen te bewaren. U kunt een gearchiveerde entiteit op elk moment herstellen. Klik op "Toon gearchiveerde entiteiten" om ze te bekijken en te herstellen.